Executive Assistant -

At the Ottawa Network for Education (ONFE) we fuel kids and ignite learning, making sure all children in Ottawa have an equal start every day. ONFE is a charitable organization that collaborates with partners from education, business, government, and the community to develop enriching programs for K-12 students. Working with the four public school boards, ONFE supports children and youth in English and French. No other community organization has the same reach and ability to respond and deliver much-needed programs to schools across the region.

Executive Assistant

We are looking for a self-motivated, team-oriented, highly organized and versatile individual. You enjoy maintaining an efficient (virtual and in office) work environment with your administration and human resources skills.

The responsibilities of this position are varied and offer scope for the development of a diverse skill set. The central focus for the Executive Assistant is to manage all on-site and virtual office administration, human resource administration, and the coordination of the Board of Directors and its Committees. This position reports to the President and CEO.

Key Responsibilities

• Provide administrative support to the President & CEO, senior leadership team and the Board of Directors.
• Manage office logistics including oversight for all office related services and supplies.
• Support quality improvement initiatives to create administrative and document management efficiencies across all ONFE programs and functions.
• Respond to various administrative communications, ensuring confidentiality.
• Provide coordination and support for ONFE’s human resources function.
• Coordinate ONFE’s IT systems and structures, recommend streamlining/efficiencies, and act as primary liaison with IT service provider.
• Maintain health and safety within the remote and in person office environment.

Required Skills/Experience

• Some knowledge of the Ottawa education system and ancillary services.
• Adaptable and willing to learn and support change.
• Ability to collaborate and maintain positive partnerships with all relevant stakeholders aimed at building strong, sustainable relationships.
• Constructive and creative problem solver.
• Demonstrated written and oral communication skills.
• Strong computer aptitude and proficiency.
• Demonstrate analytical skills with attention to detail.
• Demonstrated organization and time management skills with the ability to meet deadlines.
• Strong organization and time management skills with the ability to meet deadlines.
• Ability to maintain a standard of privacy and confidentiality in the performance of duties.

Qualifications

• Post-secondary education in Business Administration, Human Resources Management, or equivalent.
• Minimum 2 years of experience supporting a senior manager in a related role.
• Satisfactory Police Record Check in alignment with ONFE’s Conditions of Employment Policy.
• Standard First Aid Certification
• Driver’s license, and access to a reliable motor vehicle with insurance coverage that has no policy restrictions for work related driving.
• Fluency in English and French (oral and written) and fluency in other languages.

Hybrid Work

ONFE offers a hybrid work environment, which requires work both in the office and remote.

This is a temporary full-time position from January 2, 2024-June 27, 2025, and the annual salary range is $50,000 to $60,000. ONFE offers a competitive benefit package including RSP matching.

The Ottawa Network for Education is an equal opportunity employer and respects the dignity and independence of people with disabilities. We recognize the value of diversity in the workplace and encourage applications from all qualified candidates.

We provide accommodations for individuals with disabilities throughout the recruitment and selection processes. Applicants are required, in advance, to make any accommodation request known to Human Resources by contacting info@onfe-rope.ca.

The competition will remain open until the position is filled.

We thank applicants for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted.

To learn more about the Ottawa Network for Education, please visit our website.

To Apply

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Au Réseau d’Ottawa pour l’éducation (ROPE), nous nourrissons les enfants et stimulons leur apprentissage afin de veiller à ce que chaque enfant d’Ottawa démarre sa journée d’école sur un pied d’égalité avec ses pairs Le ROPE est un organisme caritatif qui collabore avec des partenaires du milieu de l’éducation et du secteur public, privé et communautaire pour mettre au point des programmes enrichissants pour les enfants de la maternelle à la 12e année. En collaboration avec les quatre conseils scolaires publics, le ROPE soutient les enfants et les jeunes, en français et en anglais. Aucun autre organisme communautaire n’a la portée ou la capacité voulue pour offrir ce type de programmes, indispensables aux écoles de la région.

Assistant(e) de direction

Nous sommes à la recherche d’une personne motivée, dotée d’un esprit d’équipe, ayant un grand sens de l’organisation et polyvalente. Vous aimez maintenir un environnement de travail (virtuel) efficace grâce à vos compétences en administration et en ressources humaines.

Les responsabilités de ce poste sont variées et offrent la possibilité d’acquérir des compétences diverses. L’assistant(e) de direction est essentiellement chargé(e) de l’administration du bureau (virtuel et sur place), des ressources humaines et de la coordination du conseil d’administration et de ses comités. Ce poste relève de la présidente et chef de la direction du ROPE.

Principales responsabilités

• Offrir un soutien administratif à la présidente-directrice générale, à l'équipe de direction et au conseil d'administration.
• Gérer la logistique du bureau, y compris en ce qui concerne la supervision de tous les services et fournitures de bureau.
• Soutenir les initiatives d’amélioration de la qualité visant à accroître l’efficacité de la gestion administrative et des documents dans tous les programmes et fonctions du ROPE.
• Répondre à diverses communications d’ordre administratif, en protégeant la confidentialité des échanges.
• Assurer la coordination et le soutien de la fonction ressources humaines du ROPE.
• Coordonner les systèmes et structures informatiques du ROPE, recommander des exercices de rationalisation et d’amélioration de l’efficacité, et assurer la liaison avec le fournisseur de services informatiques.
• Veiller à la santé et la sécurité dans l'environnement du bureau à distance et en personne.

Compétences et expérience requises

• Connaissance pratique du système d’éducation d'Ottawa et des services auxiliaires.
• Bonne capacité d’adaptation, désir d’apprendre et de faciliter le changement.
• capacité à collaborer et à entretenir des partenariats positifs avec toutes les parties prenantes concernées en vue d'établir des relations solides et durables.
• Savoir résoudre les problèmes de manière constructive et créative.
• Compétences avérées en matière de communication écrite et orale.
• Solides aptitudes et compétences en informatique.
• Faire preuve de compétences en analyse et d’un grand souci du détail.
• Sens avéré de l’organisation et de la gestion du temps, et aptitude à respecter les délais.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de respecter les délais.
• Capacité à respecter la vie privée et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions.

Qualifications

• Études postsecondaires en administration des affaires, en gestion des ressources humaines , ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux ans d’expérience dans un poste de soutien à un cadre supérieur assumant des fonctions semblables.
• Vérification policière des antécédents judiciaires satisfaisante, conformément à la politique et aux conditions d’emploi du ROPE.
• Certificat de secourisme général
• Permis de conduire et accès à un véhicule à moteur fiable avec une couverture d'assurance sans restriction relative à la conduite dans le contexte professionnel.
• Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit) et maîtrise d'autres langues.

Formule de travail hybride

Le ROPE propose une formule de travail hybride, qui nécessite de travailler à la fois au bureau et à distance.

Il s'agit d'un poste temporaire à temps plein (du 2 janvier 2024 au 27 juin 2025), et la fourchette de salaire annuel est de 50 000 $ à 60 000 $. Le ROPE offre un ensemble d'avantages sociaux concurrentiels, y compris la contrepartie d’un REER.

Le Réseau d’Ottawa pour l’éducation est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et respecte la dignité et l'indépendance des personnes handicapées. Nous reconnaissons la valeur de la diversité en milieu de travail et encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature.

Nous prenons des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées tout au long des processus de recrutement et de sélection. Les candidat(e)s sont tenu(e)s de communiquer à l’avance avec les ressources humaines pour faire connaître toute demande d'adaptation info@onfe-rope.ca.

Le concours restera ouvert jusqu'à ce que le poste soit pourvu.

Nous remercions les candidats et candidates pour leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront retenus pour une entrevue.

Pour en savoir plus sur le Réseau d’Ottawa pour l’éducation (ROPE), veuillez consulter notre site Web.