Partnerships Lead

 In
Sustainable Development Technology Canada (SDTC)
Published
July 24, 2019
Location
Ontario, Canada
Category
Job Type
Experience
Director
Province/State
Ontario

Description

The primary purpose of this position is to provide administrative support to the Vice President, Partnerships and Ecosystem to assist in the coordination and delivery of operational activities for the Partnerships Team.

This role acts as a resource for the Partnership team on programs or projects within the portfolio and ensures actions are completed in a timely and professional manner. Detailed understanding and expertise of the vast complexities of the Partnership portfolio and its working relationships across SDTC would be required. This position acts as a direct resource representing the VP Partnerships and Ecosystem and providing guidance and direction to other administrative support staff and leadership within the portfolio.

We are flexible to having this role located in Montreal, Halifax or Vancouver.

Key Responsibilities and Accountabilities

The Partnerships Coordinator will be responsible for the following:

1.        Coordination of Partnerships Team Support

  • Coordinate and track monthly operational reporting.
  • Assist in continuous improvement of Partnership reporting and related activities.
  • Work with the team to coordinate, prepare and document processes and procedures and, as needed, implement new procedures.
  • Coordinate and maintain a calendar of external events and Partnerships activities.
  • Maintain the filing system for the Partnerships team in accordance to documented procedures and regulations.
  • Organize logistics and support for external partnerships led activities.
  • Participate and track actions from weekly Partnerships team meetings to ensure follow up of action items and priorities.
  • Actively develop knowledge of the Partnership portfolio in order to enable high quality deliverables and proactively enhancing the service delivery of the team.
  • Identify opportunities to be an ambassador of the Partnership team by building strong relationships with external clients so that access to clients can be expedited in a positive manner.

2.     Administrative Support

  • Provide Administrative Support to the Vice President, Partnerships and Ecosystem and Partnerships and Ecosystem team.
  • Work collaboratively, leverage appropriate resources in SDTC to manage, own and minimize administrative tasks for the team
  • Assist in the administration and preparation of reports, briefs, contracts, expense claims and correspondence.
  • Handle work related matters on behalf of or alongside the VP, some of which are highly confidential.
  • Proactively review, prioritize and action e-mails and calls as directed for the VP, Partnerships and Ecosystem.
  • Anticipate business and the team service needs, demonstrating resourcefulness and critical thinking.
  • Arrange meeting logistics, agendas and technical aspects (meeting software, conference bridges, etc.) as required for the VP and the Partnerships team.
  • Coordinate and/or track and sort meeting material for easy access and retrieval
  • Draft and format PowerPoint presentations for various meetings as required.
  • Assist in editing documents and letters.
  • Coordinate travel arrangements and accommodations: flights, itineraries, hotels, venues.
  • Work with Communication Manager to update Employee Portal and External website.

Education

  • Post-secondary diploma and/or degree in business or related field of experience

Experience

  • 7+ years of experience in a team support role.

Job Specific Skills

  • Proven track record in supporting teams and Senior leaders
  • High level of accuracy and attention to detail
  • Exceptional planning and organizational skills
  • Demonstrated ability to manage time and resources to accomplish goals
  • High degree of initiative, confidence and self-direction
  • Ability to work well under pressure with a positive attitude
  • Excellent decision making and prioritizing skills
  • Strong team player with a willingness to assist in various tasks as assigned
  • Demonstrated diplomacy and discretion in handling delicate and highly confidential matters
  • Excellent verbal and written communications with a proven ability to work collaboratively across the organization to deliver a superior product
  • Advanced knowledge of MS Office software (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook)
  • Demonstrated ability to work under demanding deadlines
  • French language skills is an asset

Objet

Ce poste a pour principal objet de fournir un soutien administratif à la vice-présidente, Partenariats et écosystème afin de faciliter la coordination et l’exécution des activités opérationnelles de l’équipe de Partenariats.

La personne titulaire de ce poste est une ressource pour l’équipe de Partenariats au sujet des programmes ou des projets figurant dans le portefeuille et elle veille à ce que les mesures soient appliquées en temps voulu et de manière professionnelle. Une connaissance détaillée du portefeuille très complexe de Partenariats et de ses relations de travail dans tout TDDC est nécessaire. Ce poste constitue une ressource directe représentant la vice-présidente, Partenariats et écosystème et son ou sa titulaire conseille et oriente d’autres employés du soutien administratif et la direction au sein du portefeuille.

Principales responsabilités

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de Partenariats sera chargé(e) de ce qui suit :

1.        Coordination du soutien à l’équipe des partenariats

  • Coordonner les comptes rendus opérationnels mensuels et en assurer le suivi.
  • Aider à continuellement améliorer les comptes rendus de Partenariats et les activités connexes.
  • Travailler avec l’équipe afin de coordonner, préparer et documenter les processus et procédures et, au besoin, mettre en œuvre de nouvelles procédures.
  • Coordonner les événements extérieurs et les activités de Partenariats et en tenir un calendrier.
  • Tenir un système de classement pour l’équipe de Partenariats conformément aux procédures documentées et à la réglementation.
  • Organiser la logistique et le soutien pour les activités extérieures de Partenariats.
  • Participer aux mesures découlant des réunions hebdomadaires de l’équipe de Partenariats et en assurer le suivi afin de garantir le suivi des mesures à prendre et des priorités.
  • Approfondir la connaissance du portefeuille de Partenariats afin de pouvoir fournir des livrables de grande qualité et de renforcer de manière proactive la prestation de services de l’équipe.
  • Repérer les possibilités d’être un ambassadeur ou une ambassadrice de l’équipe de Partenariats en nouant des relations solides avec les clients extérieurs afin de pouvoir accéder aux clients rapidement et de manière positive.

2.     Soutien administratif

  • Fournir un soutien administratif à la vice-présidente, Partenariats et écosystème et à l’équipe de Partenariats et écosystème.
  • Travailler en collaboration, utiliser les ressources voulues à TDDC pour gérer, maîtriser et réduire au minimum les tâches administratives de l’équipe.
  • Aider dans l’administration et la préparation des rapports, des dossiers, des contrats, des demandes de remboursement de frais et de la correspondance.
  • Traiter des questions liées au travail pour la vice-présidente ou avec elle, certaines de ces questions étant très confidentielles.
  • Examiner les courriels et les appels de manière proactive, les classer par ordre de priorité et y donner suite selon les instructions de la vice-présidente, Partenariats et écosystème.
  • Prévoir les besoins des services opérationnels et de l’équipe, en faisant preuve d’initiative et d’esprit critique.
  • Organiser la logistique, l’ordre du jour et les aspects techniques des réunions (logiciels nécessaires, passerelles de conférence, etc.), le cas échéant, pour la vice-présidente et l’équipe de Partenariats.
  • Coordonner la documentation des réunions et/ou en assurer le suivi et en faire le tri pour en faciliter l’accès et la récupération.
  • Rédiger et mettre en forme des présentations PowerPoint pour différentes réunions, au besoin.
  • Aider à corriger des documents et des lettres.
  • Coordonner les dispositions prises pour les déplacements et l’hébergement : vols, itinéraires, hôtels, salles.
  • Travailler avec le directeur des communications afin de mettre à jour le portail des employés et le site Web extérieur.

Études

  • Diplôme d’études postsecondaires ou diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe

Expérience

  • Au moins sept ans d’expérience à une fonction de soutien d’équipe.

Compétences professionnelles particulières

  • Expérience avérée du soutien aux équipes et aux cadres supérieurs.
  • Beaucoup de précision et de minutie.
  • Compétences exceptionnelles en planification et en organisation.
  • Capacité avérée de gérer le temps et les ressources pour atteindre des objectifs.
  • Niveau élevé d’initiative, de confiance et d’autonomie.
  • Aptitude à travailler sous pression en gardant une attitude positive.
  • Excellentes compétences en prise de décisions et en priorisation.
  • Solide esprit d’équipe et volonté d’aider dans diverses tâches attribuées.
  • Capacité démontrée d’agir avec diplomatie et discrétion dans le traitement des dossiers particulièrement délicats ou hautement confidentiels.
  • Excellente capacité de communiquer verbalement et par écrit, et capacité démontrée de travailler en collaboration avec tous les secteurs de l’organisation pour arriver à un meilleur produit final.
  • Connaissance avancée de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook).Capacité démontrée de travailler dans des délais astreignants.
  • La connaissance du français est un atout.

To Apply

Please send a copy of your resume and a covering letter to our recruitment partners at careers@businesssherpagroup.com. You can learn more about SDTC by visiting their website.

We thank all applicants; however only those selected for an interview will be contacted.

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